เมื่อเตรียมโครงการร่วมระหว่างองค์กรหรือแผนกต่าง ๆ ขององค์กรหนึ่ง มักจะจำเป็นต้องหารือเกี่ยวกับรายละเอียดและเงื่อนไขของแต่ละบุคคลเพื่อนำไปปฏิบัติ ในกรณีนี้ มีการเปิดตัวกลไกการประสานงาน ซึ่งช่วยให้คำนึงถึงผลประโยชน์ของฝ่ายต่างๆ เพื่อหาจุดยืนร่วมกันในรายการปัญหาทั้งหมด การออกแบบจดหมายดังกล่าวอยู่ภายใต้กฎหมายทั่วไปของงานในสำนักงาน แต่มีลักษณะเฉพาะบางประการ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เตรียมรายการประเด็นที่จะตกลงกัน ตามกฎแล้วจดหมายที่มีเงื่อนไขดังกล่าวเป็นเอกสารอิสระก่อนการสรุปสัญญาหลัก ในบางกรณี สามารถใช้เป็นเอกสารภายในที่จำเป็นในการพัฒนาโซลูชันทั่วไปและต้องมีการยืนยันสิทธิ์จากบริการต่างๆ (ความปลอดภัย กฎหมาย การเงิน การออกแบบ ฯลฯ) ในกรณีอื่น ๆ ก็เตรียมที่จะหารือเกี่ยวกับประเด็นความขัดแย้งกับองค์กรพันธมิตรในการทำงานในโครงการร่วม
ขั้นตอนที่ 2
ในการจัดทำหนังสืออุทธรณ์ไปยังคู่สัญญา คุณจะต้องมีรายละเอียดและเงื่อนไขที่ตกลงกันได้ เริ่มจดหมายโดยระบุผู้รับที่มุมขวาบน (ชื่อองค์กรพันธมิตร ตำแหน่ง นามสกุล และชื่อย่อของผู้รับผิดชอบ) ที่นี่แจ้งเรื่องสั้น ๆ เกี่ยวกับจดหมาย "เมื่อได้รับอนุมัติ … " ในกรณีนี้คุณไม่จำเป็นต้องเขียนชื่อเอกสาร วลีแรกของจดหมายจะเป็นการอุทธรณ์ตามชื่อและนามสกุลของผู้รับผิดชอบในการพัฒนาส่วนของโครงการที่องค์กรของพวกเขาเป็นผู้นำ แน่นอนอย่าลืมเติมคำว่า "เรียน" จากนั้นขอให้พิจารณาเงื่อนไขที่เสนอ จัดทำรายการ และตัดสินใจอนุมัติ
ขั้นตอนที่ 3
ในส่วนสุดท้ายของจดหมาย แจ้งกำหนดเวลาที่จำเป็นในการปฏิบัติตามข้อตกลงและทำการแก้ไขที่จำเป็นหรือยอมรับข้อเสนอทั้งหมด ตามด้วยวันที่ในจดหมาย ลายเซ็นของผู้รับผิดชอบและใบรับรองผลการเรียนในวงเล็บ
ขั้นตอนที่ 4
โปรดทราบว่าจดหมายอนุมัติอาจเป็นเอกสารหลักที่รับรองเงื่อนไขของข้อตกลงเบื้องต้นหรือเอกสารแนบ จดหมายที่จะแนบโปรโตคอลการอนุมัติหรือเอกสารอื่น ๆ ในรูปแบบของรายการหรือรายการจะต้องมีรายการ "ภาคผนวก" ในนั้นให้ตั้งชื่อเอกสารที่แนบมา (มีหมายเลขก่อนหน้านี้) ที่เสนอให้ทั้งสองฝ่ายทำข้อตกลง