การกำจัดเอกสารเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและใช้เวลานาน ตามกฎแล้วเอกสารจำนวนมากสะสมในจดหมายเหตุขององค์กรซึ่งหลังจากหมดอายุระยะเวลาที่ จำกัด จะต้องถูกกำจัดนั่นคือทำลาย มันสำคัญมากที่จะต้องกรอกเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการทำลายไฟล์เก็บถาวรให้ถูกต้อง หนึ่งในเอกสารหลักคือการกระทำ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ประการแรก ควรสังเกตว่าก่อนที่จะทำลายเอกสาร คุณต้องทำรายการของเอกสารเหล่านั้น นั่นคือ ตรวจสอบวันที่ ความพร้อมใช้งาน และความลับทั้งหมดอีกครั้ง มีเอกสารที่ไม่เพียงต้องทิ้ง แต่ยังเผา (หรือทำลายในเครื่องทำลายเอกสาร) เพื่อไม่ให้เปิดเผยความลับทางการค้า
ขั้นตอนที่ 2
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดทำรายการเอกสารที่จะกำจัด นอกจากนี้ ตามคำสั่ง แต่งตั้งบุคคลที่จะรวมอยู่ในคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญ ในหมู่พวกเขามีประธานที่รับผิดชอบในการโอนเอกสารไปยังแผนกบัญชี
ขั้นตอนที่ 3
การกระทำในการกำจัดเอกสารที่หมดอายุระยะเวลาการ จำกัด ไม่มีแบบฟอร์มรวม ดังนั้นคุณสามารถเขียนมันในรูปแบบใดก็ได้
ขั้นตอนที่ 4
ขั้นแรกให้ระบุรายละเอียดขององค์กรซึ่งสามารถอยู่ได้ทั้งที่มุมบนขวาและด้านซ้าย ที่นี่ระบุชื่อขององค์กรตามเอกสารส่วนประกอบ หน่วยโครงสร้าง รายละเอียดธนาคาร ที่อยู่และผู้ติดต่อ
ขั้นตอนที่ 5
ด้านล่างทางด้านขวาเล็กน้อย เขียนว่า “ฉันอนุมัติ” ด้านล่างระบุผู้จัดการและปล่อยให้ฟิลด์นั้นอยู่ภายใต้ลายเซ็นของเขาและวันที่รวบรวม
ขั้นตอนที่ 6
ด้านล่างตรงกลางเขียนว่า "พระราชบัญญัติการจัดสรรและการทำลายเอกสารที่หมดอายุ" หลังจากนั้นในบรรทัดด้านล่างให้ระบุพื้นฐานนั่นคือคำสั่ง (คำสั่ง) ของหัวหน้า จากนั้นให้ระบุรายชื่อคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญโดยระบุชื่อและตำแหน่ง
ขั้นตอนที่ 7
จากนั้นเขียนบางสิ่งเช่นนี้: "คณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญ (รายการ, สินค้าคงคลัง) ชี้นำโดย (รายการ, สินค้าคงคลัง) จัดสรรเอกสารสำหรับการทำลายที่สูญเสียกฎเกณฑ์แห่งข้อจำกัด" ถัดไประบุข้อมูลในรูปแบบตารางซึ่งควรมีคอลัมน์เช่นหมายเลขซีเรียล, วันที่ของเอกสาร, ชื่อเรื่อง, คำอธิบาย, จำนวนเอกสาร, หมายเลขเอกสารในสินค้าคงคลัง (รายการ)
ขั้นตอนที่ 8
หลังตารางสรุปคือระบุจำนวนเอกสารที่จะรีไซเคิล นอกจากนี้ การกระทำจะต้องลงนามโดยสมาชิกทั้งหมดของคณะกรรมาธิการ และประธานต้องลงนามว่าเอกสารทั้งหมดจะถูกโอนไปรีไซเคิล ในตอนท้ายให้ใส่วันที่รวบรวมและประทับตราทุกอย่างด้วยตราประทับสีน้ำเงินของตราประทับขององค์กร