การเก็บรักษาเอกสารพิเศษเป็นส่วนสำคัญของแผนกบุคคลขององค์กร ในเวลาเดียวกัน ไฟล์ส่วนบุคคลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับพนักงานแต่ละคน ในอนาคต ไฟล์ส่วนบุคคลจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์พิเศษ
จำเป็น
- - เอกสารส่วนตัวของพนักงาน
- - รายการเอกสาร;
- - โฟลเดอร์สำหรับไฟล์ส่วนตัว
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เริ่มลงทะเบียนไฟล์ส่วนบุคคลสำหรับพนักงานทันทีหลังจากที่ได้รับการว่าจ้าง ไม่มีแบบฟอร์มรวมสำหรับการยื่นคำร้อง ดังนั้นคุณสามารถพัฒนาได้ด้วยตัวเอง สร้างสำเนาหนังสือเดินทางของพนักงาน ใบรับรองการเกษียณอายุ ใบรับรอง TIN และเอกสารส่วนตัวอื่นๆ หากจำเป็น เช่น ใบรับรองแพทย์และใบขับขี่
ขั้นตอนที่ 2
ออกแบบหน้าปกสำหรับไฟล์ส่วนตัวของคุณ ระบุชื่อองค์กรของคุณตามเอกสารประกอบ ใส่หมายเลขซีเรียลของคดีและวันที่จัดทำ คุณสามารถเขียนระยะเวลาของสัญญาจ้างกับพนักงานได้ เว้นที่ว่างสำหรับบันทึกเกี่ยวกับการเลิกจ้าง การโอน ฯลฯ วางนามสกุล ชื่อ และนามสกุลของพนักงานไว้ตรงกลางหน้าปก ตำแหน่งของเขา
ขั้นตอนที่ 3
หน้าแรกของไฟล์ส่วนบุคคลควรมีรายการเอกสารที่มีอยู่ของพนักงาน เป็นการดีที่สุดที่จะรวบรวมสินค้าคงคลังในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ อย่าลืมระบุชื่อพนักงานที่ได้รับอนุญาตและวันที่ของสินค้าคงคลัง ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารที่มีอยู่สามารถวางในรูปแบบของตารางโดยระบุจำนวนเอกสารแต่ละฉบับและจดบันทึกที่จำเป็น ที่ด้านล่างของสินค้าคงคลังควรมีลายเซ็นของคอมไพเลอร์และพนักงานที่รวบรวมไฟล์ส่วนบุคคล แนบสำเนาเอกสารที่มีอยู่หลังรายการ ตามด้วยเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์ เช่น คำสั่งลาพักร้อน ข้อตกลงเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในสัญญาจ้าง ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 4
ไฟล์ส่วนตัวของคุณในโฟลเดอร์เก็บถาวร เอกสารเหล่านี้ควรเก็บไว้โดยผู้เชี่ยวชาญด้านบุคลากรหรือผู้อำนวยการของบริษัทภายใต้การเข้าถึงข้อมูลอย่างจำกัด พนักงานสามารถรับเอกสารใด ๆ ในไฟล์ส่วนบุคคลได้ตามข้อตกลงกับผู้จัดการและภายใต้ใบเสร็จรับเงินส่วนบุคคล เมื่อพนักงานถูกไล่ออกหรือโอนย้าย ไฟล์ส่วนบุคคลจะถูกโอนไปยังเอกสารพิเศษเกี่ยวกับอดีตพนักงานของบริษัท