เมื่อพนักงานขอมอบสมุดงานต้นฉบับ พนักงานของแผนกบุคคลอาจพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่ยากลำบาก จะออกหรือไม่ออก? และถ้าคุณออกแล้วจะจัดการอย่างไรและใครจะรับผิดชอบถ้าเอกสารหาย?
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ตามกฎที่กำหนดโดยกฎหมายไม่อนุญาตให้ออกสมุดงานให้กับพนักงาน พนักงานสามารถรับสมุดงานได้เพียงสองกรณีเท่านั้น: ในวันที่เลิกจ้างหรือเมื่อย้ายไปทำงานอื่นในองค์กรอื่น
ขั้นตอนที่ 2
นายจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาและปกป้องสมุดงานอย่างเต็มที่: เขามีหน้าที่ต้องป้อนข้อมูลตามกฎปัจจุบัน สร้างเงื่อนไขการจัดเก็บที่เหมาะสม (ในที่ปลอดภัย) เก็บสมุดบันทึกการทำงานและอื่น ๆ
ขั้นตอนที่ 3
มาตรา 62 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดว่านายจ้างมีหน้าที่ต้องออกสำเนาหนังสือรับรอง (หรือแยก) ของสมุดงานเมื่อสมัครเป็นลายลักษณ์อักษรจากลูกจ้างภายในสามวันนับจากวันที่สมัคร
ขั้นตอนที่ 4
ในกรณีส่วนใหญ่ สำเนาที่นำมาจากสมุดงานก็เพียงพอแล้วสำหรับองค์กรบุคคลที่สาม แต่สถานการณ์เกิดขึ้นเมื่อพวกเขาต้องการการนำเสนอต้นฉบับ (บ่อยครั้งที่ความขัดแย้งดังกล่าวเกิดขึ้นเมื่อประมวลผลเอกสารในกองทุนบำเหน็จบำนาญ) หากคุณออกสมุดงานให้กับลูกจ้างโดยไม่ได้รับใบเสร็จ ความรับผิดชอบจะยังคงอยู่กับนายจ้าง
ขั้นตอนที่ 5
ในกรณีนี้ขอแนะนำให้ส่งสมุดงานต้นฉบับโดยตรงไปยังกองทุนบำเหน็จบำนาญ (และไม่โอนผ่านพนักงาน) ในกรณีนี้จำเป็นต้องนำใบเสร็จรับเงินจากลูกจ้างของกองทุนมายืนยันข้อเท็จจริงในการโอนสมุดงานของพนักงานให้เขา
ขั้นตอนที่ 6
ในบางสถานการณ์ องค์กรบุคคลที่สามสามารถจัดเตรียมสำเนาสมุดงาน โดยไม่ได้รับรองโดยนายจ้าง แต่จัดทำโดยทนายความ พนักงานของแผนกบุคคลสามารถเจรจากับพนักงานเกี่ยวกับเงื่อนไขที่องค์กรจะจ่ายค่าบริการของทนายความเพื่อการรับรอง จากนั้นพนักงานจะชดเชยค่าบริการเหล่านี้ แต่ในกรณีนี้ ไม่ใช่พนักงานที่ควรรับรองสำเนาสมุดงาน (นั่นคือ ให้แสดงที่สำนักงานรับรองเอกสาร) แต่เป็นพนักงานของฝ่ายบุคคล