นายจ้างแต่ละคนในกระบวนการกิจกรรมทางเศรษฐกิจต้องเก็บรักษาเอกสารต่าง ๆ รวมถึงบุคลากร เอกสารพนักงานจะถูกรวบรวมและเย็บเป็นโฟลเดอร์เดียวที่เรียกว่า "ไฟล์ส่วนบุคคล" รูปแบบการบัญชีของพนักงานนี้เป็นทางเลือก แต่ยังคงได้รับการสนับสนุนจากหน่วยงานต่างๆ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ลงทะเบียนไฟล์ส่วนตัวสำหรับพนักงานทันทีหลังจากออกคำสั่งจ้างงาน ไม่มีรูปแบบที่เหมือนกันสำหรับสิ่งนี้ ดังนั้นออกแบบเอง ทำสำเนาหนังสือเดินทางของพนักงาน ใบรับรอง TIN ใบรับรองเกษียณอายุประกัน และเอกสารอื่น ๆ ที่มีอยู่ เช่น ใบขับขี่ ใบรับรองแพทย์
ขั้นตอนที่ 2
หน้าแรกควรมีรายการเอกสารทั้งหมดที่มีอยู่ ณ เวลาจ้างงานและจะปรากฏในกระบวนการทำงาน เช่น คำสั่งลาพักร้อน ข้อตกลงเพิ่มเติมใดๆ ของสัญญาจ้าง
ขั้นตอนที่ 3
ในสินค้าคงคลังภายใน ให้ระบุชื่อเอกสาร หมายเลขของเอกสาร วันที่รวบรวม และจำนวนแผ่นงานในไฟล์ส่วนบุคคล ลงชื่อ ชื่อของคอมไพเลอร์และวันที่รวบรวม เพื่อให้การให้ข้อมูลง่ายขึ้น ให้รวบรวมสินค้าคงคลังในรูปแบบตาราง
ขั้นตอนที่ 4
หลังจากรวบรวมเอกสารทั้งหมดแล้ว ให้จัดเรียงตามลำดับเวลา จากนั้นจึงนับเอกสารโดยเริ่มจากสินค้าคงคลัง (หน้า # 1) ถัดไป จัดเรียงหน้าปกของไฟล์ส่วนตัวของคุณ อย่าลืมระบุชื่อขององค์กรตามเอกสารประกอบ หมายเลขซีเรียลของไฟล์ส่วนบุคคล วันที่รวบรวม ออกจากสนามตามที่ระบุวันหมดอายุของสัญญาจ้าง นอกจากนี้ หลังจากเลิกจ้าง คุณจะต้องระบุจำนวนหน้าในคดีด้วย
ขั้นตอนที่ 5
อย่าลืมระบุชื่อเรื่องของคดี - ชื่อเต็ม นามสกุล และนามสกุลของพนักงาน คุณยังสามารถเขียนตำแหน่งของลูกจ้าง หลังจากการเลิกจ้างคดีจะถูกเย็บและส่งไปยังที่เก็บถาวร
ขั้นตอนที่ 6
ไฟล์ส่วนบุคคลจะถูกเก็บไว้โดยพนักงานประจำหรือบุคคลอื่นที่ปฏิบัติหน้าที่ของเขา การเข้าถึงข้อมูลมีจำกัด พนักงานควรได้รับข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจปีละครั้ง จะดีกว่าถ้าหลังจากทำความคุ้นเคยแล้วพวกเขาเซ็นชื่อ