จดหมายบริการเป็นวิธีทั่วไปในการแจ้งบุคคลที่สามผ่านทางไปรษณีย์ ใช้เมื่อจำเป็นต้องมีการยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการถ่ายโอนข้อมูลสำคัญไปยังคู่ค้าหรือเมื่อไม่สามารถใช้การสื่อสารประเภทอื่นได้ เอกสารนี้มีหลายแบบ แต่มีกฎทั่วไปที่ต้องนำมาพิจารณาเมื่อเตรียมจดหมายดังกล่าว
จำเป็น
หัวจดหมาย หัวจดหมาย
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ในการเริ่มต้น รับหัวจดหมายขององค์กรที่ออกแบบมาเป็นพิเศษสำหรับจดหมายเหล่านี้ ความแตกต่างหลักจากหัวจดหมายมาตรฐานคือการมีรายละเอียดไปรษณีย์พร้อมกับรายละเอียดธนาคาร หากองค์กรของคุณไม่เป็นเช่นนั้น ให้เตรียมเวอร์ชันของคุณเอง วางโลโก้ที่นี่และระบุชื่อองค์กร รายละเอียดธนาคาร ที่อยู่ทางไปรษณีย์ โทรศัพท์ แฟกซ์ และอีเมลเพื่อการสื่อสาร
ขั้นตอนที่ 2
ที่มุมขวาบน ระบุผู้รับจดหมาย (ชื่อบริษัท ที่อยู่ทางไปรษณีย์ ตำแหน่ง ชื่อเต็มของหัวหน้า) หากจดหมายส่งถึงหลายองค์กร ที่อยู่ของพวกเขาจะถูกเรียงต่อกัน แต่ไม่เกินสี่รายการติดต่อกันและไม่ได้ระบุผู้นำ ไปที่ข้อความในจดหมายโดยตรง เนื่องจากเอกสารนี้ไม่ได้เขียนชื่อ (ต่างจากการกระทำ บันทึกช่วยจำ ฯลฯ) คุณสามารถระบุหัวข้อของจดหมายสั้น ๆ สาระสำคัญของการอุทธรณ์ของคุณ - "เกี่ยวกับการชำระล่าช้า", "เกี่ยวกับการเปลี่ยนเงื่อนไข" ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 3
ข้อความในจดหมายควรอยู่ในรูปแบบธุรกิจ ระบุสาระสำคัญให้สั้นและถูกต้องที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนเมื่อส่งข้อมูลสำคัญ จดหมายฉบับหนึ่งควรกล่าวถึงประเด็นหนึ่ง อย่าพยายามแก้ปัญหาทั้งหมดระหว่างคุณกับคู่ของคุณในจดหมายฉบับเดียว ควรพิจารณาแยกกัน เนื่องจากอาจมีนักแสดงที่แตกต่างกัน และนอกจากนี้ยังมีความสำคัญในกรณีที่มีข้อพิพาทที่ต้องมีการตัดสินในศาล ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะไม่แสดงปริมาณจดหมายเกินหน้าเดียว
ขั้นตอนที่ 4
สุดท้าย ให้ระบุเอกสารเพิ่มเติมในส่วนภาคผนวก ออกจากที่สำหรับลายเซ็นของผู้จัดการและถอดรหัสลายเซ็นของเขาในวงเล็บ (นามสกุล, ชื่อย่อ) อย่าลืมระบุชื่อเต็มของนักแสดงและหมายเลขโทรศัพท์สำนักงานเพื่อการสื่อสาร ลงนามในเอกสารต้นฉบับกับหัวหน้างานของคุณและลงทะเบียนจดหมายกับเลขานุการองค์กรของคุณเป็นเอกสารขาออก