การประชุมในองค์กรใด ๆ เป็นเหตุการณ์ที่สำคัญอย่างยิ่ง ต้องมีการเตรียมการอย่างรอบคอบและนำไปปฏิบัติอย่างไม่มีที่ติ ความแตกต่างเล็กน้อยอาจทำให้เสียความประทับใจในบริษัทของคุณ มีหลักการพื้นฐานที่ควรพิจารณาเพื่อจัดการประชุมให้ประสบผลสำเร็จ
จำเป็น
กระดาษ อินเตอร์เน็ต เงิน
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับตัวคุณเอง ทำไมคุณถึงต้องการการประชุมนี้ คุณต้องการอะไรในที่สุด การประชุมสามารถมุ่งหมายเพื่อให้บริษัทมีการติดต่อทางธุรกิจที่เชื่อถือได้ เพื่อปรับปรุงภาพลักษณ์ การหานักลงทุน ฯลฯ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งนี้ มีการเลือกทิศทางที่แน่นอนซึ่งควรปฏิบัติตามตลอดกระบวนการเตรียมและจัดงาน จำไว้ว่าเป้าหมายจะต้องสามารถบรรลุได้ วัดผลได้ และมีลักษณะตามเวลาจริง
ขั้นตอนที่ 2
ตั้งชื่อให้กับเหตุการณ์ หากไม่ใช่ครั้งแรกอย่าลืมระบุหมายเลข ชื่อควรจะสดใส ลวง และน่าสนใจ กลุ่มเป้าหมายของคุณควรสนใจการประชุม
ขั้นตอนที่ 3
กำหนดกลุ่มเป้าหมายที่ชัดเจน แม้แต่การประชุมที่จัดเตรียมและจัดไว้อย่างสมบูรณ์ก็อาจไม่มีผลหากคุณเชิญคนผิดมา ถามตัวเองว่าใครควรเป็นผู้พูด ควรรับฟังความคิดเห็นของใคร เหตุการณ์นี้จะดึงดูดความสนใจของแขกได้อย่างไร พยายามกำหนดสถานที่และวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารกับกลุ่มเป้าหมายที่มีศักยภาพของคุณ ซึ่งจะมีอิทธิพลต่อผู้ที่เหมาะสมในการตัดสินใจเกี่ยวกับการเข้าร่วมในกิจกรรมที่คุณจัด
ขั้นตอนที่ 4
ตัดสินใจเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ของการประชุม การประชุมส่วนใหญ่จัดขึ้นในวันธรรมดา (ยกเว้นวันศุกร์) เว้นแต่จะมีการวางแผนกิจกรรมที่ยาวนาน สถานที่นี้กำหนดความคิดเห็นทั้งหมดเกี่ยวกับเหตุการณ์โดยรวมเป็นส่วนใหญ่ ทัศนคติของแขกที่มีต่อการประชุมเกิดขึ้นแม้ว่าพวกเขาจะกำลังมองหาห้องประชุมหรือโรงแรมก็ตาม ดังนั้น ให้อธิบายเส้นทางอย่างละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ วางป้ายบอกทางหากเป็นไปได้
ขั้นตอนที่ 5
ประกาศการประชุม เลือกสื่อที่กลุ่มเป้าหมายของคุณพูดบ่อยที่สุด วางโฆษณาหรือบทความเกี่ยวกับงานที่กำลังจะเกิดขึ้น ส่งคำเชิญถึงแขกทุกท่านที่คุณสนใจ ไม่ว่าจะเป็นจดหมายข่าวหรือจดหมายข่าวที่มีสีสัน แล้วแต่คุณ ในคำเชิญ ให้ระบุสถานที่ เวลา ชื่อและทิศทางของการประชุม
ขั้นตอนที่ 6
รวบรวมคณะกรรมการที่จะพิจารณาคำตอบทั้งหมดต่อข้อเสนอของคุณ และเลือกข้อเสนอที่น่าสนใจและเกี่ยวข้องที่สุด หลังจากนั้นก็จะสามารถเริ่มสร้างโปรแกรมของงานได้
ขั้นตอนที่ 7
กระจายความรับผิดชอบภายในทีม มีคนรับผิดชอบในการสื่อสารกับแขก บางคนตัดสินปัญหาทั้งหมดกับสื่อ บางคนเป็นผู้นำกิจกรรม ฯลฯ จัดเตรียมเอกสารประกอบการบรรยายเพิ่มเติมแก่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน อย่าลืมตรวจสอบอุปกรณ์ทั้งหมดก่อนเริ่มงาน
ขั้นตอนที่ 8
หากคุณพบว่าคุณหมดเวลาแล้ว ให้กำหนดเวลาสำหรับการนำเสนอแต่ละครั้งและสำหรับจำนวนคำถาม ขอให้ผู้ฟังถามคำถามเพิ่มเติมกับวิทยากรหลังจบงาน