การจัดระเบียบงานในสำนักงานอย่างถูกต้องเป็นองค์ประกอบหนึ่งของงานที่ประสบความสำเร็จขององค์กร (แม้แต่องค์กรขนาดเล็ก) อันที่จริง ความประทับใจครั้งแรกของพันธมิตรทางธุรกิจนั้นขึ้นอยู่กับวิธีการจัดทำเอกสารหลัก (คำสั่ง คำแนะนำ จดหมาย ฯลฯ) สิ่งสำคัญคือความเร็วในการไหลของเอกสารขาเข้า ขาออก และภายในจะผ่านไปได้เร็วเพียงใด
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
พนักงานเฉพาะควรรับผิดชอบเวิร์กโฟลว์ในองค์กร ถ้าวิสาหกิจไม่ใหญ่มากก็เลขา ผู้ช่วยเลขา หากองค์กรมีแผนกย่อยมากกว่าหนึ่งแผนก (โดยเฉพาะหากมีสถานที่ในอาณาเขตต่างกัน) จะมีการจัดระเบียบบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน (การสนับสนุนเอกสารของฝ่ายจัดการ)
พวกเขาคือคนที่พัฒนาคำสั่งของบริษัทสำหรับการทำงานในสำนักงาน แก้ไข และทำการเปลี่ยนแปลง เมื่อเตรียมเอกสาร คุณสามารถใช้ "กฎการทำงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง" เป็นพื้นฐานได้
ขั้นตอนที่ 2
นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญและสำคัญยิ่งเพราะ หลังจากได้รับการอนุมัติคำแนะนำสำหรับการทำงานในสำนักงานแล้ว เอกสารในองค์กรจะต้องสอดคล้องกับรูปแบบบางอย่าง:
- ตำแหน่งของรายละเอียด (ตามยาว, เชิงมุม);
- แบบอักษรองค์กร
- รูปแบบ (ขนาดกระดาษ เยื้อง)
นอกเหนือจากรูปแบบตัวอย่างขององค์กรแล้ว คำแนะนำควรสะท้อนถึงประเด็นต่างๆ เช่น องค์กรในการลงทะเบียนเอกสารขาเข้า/ขาออก องค์กรควบคุมการดำเนินการเอกสารและการตัดสินใจ; การเตรียมและโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวร ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 3
การก่อตัวของโฟลเดอร์ที่มีการยื่นเอกสารของเรื่องบางเรื่องควรดำเนินการตามระบบการตั้งชื่อของคดี ได้รับการพัฒนาโดยผู้รับผิดชอบการเก็บบันทึกบนพื้นฐานของ "รายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กรซึ่งระบุเวลาการจัดเก็บ"
ขั้นตอนที่ 4
เนื่องจากงานในการพัฒนาระบบการตั้งชื่อของคดีมีจำนวนมาก ต้องใช้ความรู้อย่างกว้างขวาง จึงถูกต้องกว่าที่จะจัดระเบียบงานกับตัวแทนของหน่วยงานบริการและหน่วยงานต่างๆ พวกเขาจัดทำรายการของกรณี (รวมถึงระบุระยะเวลาการจัดเก็บ) ซึ่งจัดตั้งขึ้นในบริการหรือแผนกและสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนจัดทำระบบการตั้งชื่อสรุปของกรณีสำหรับองค์กร
ขั้นตอนที่ 5
เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานกับเอกสาร องค์กรจำนวนมากขึ้นใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) คุณสามารถเลือก EDMS ที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสำหรับองค์กรใด ๆ (ด้วยจำนวนพนักงาน 7 หรือ 2000) อัตราส่วนราคา / คุณภาพที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในปัจจุบันคือระบบเช่น "Delo", "EVFRAT-Document Management"
แม้ว่าองค์กรของคุณจะยังไม่สามารถซื้อ EDMS ได้ แต่โปรแกรม Microsoft Office มาตรฐานก็พร้อมจะช่วยเหลือคุณ การใช้วิธีการปกติของ Word, Excel, PowerPoint เป็นไปได้ที่จะจัดระเบียบการออกแบบเอกสารให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของเอกลักษณ์องค์กร ตั้งค่าการไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์