การตัดสินใจของการประชุมใด ๆ มีผลผูกพันตามกฎหมายเฉพาะในกรณีที่เป็นทางการในรายงานการประชุม แน่นอนว่ารายงานการประชุมผู้ปกครอง การประชุมเจ้าของบ้านหรือผู้ถือหุ้นนั้นแตกต่างกันในเนื้อหา แต่ข้อกำหนดสำหรับแบบฟอร์มนั้นใกล้เคียงกันเสมอ
เขียนบนร่าง
ไม่สะดวกเสมอไปที่จะพิมพ์บนคอมพิวเตอร์ในระหว่างการประชุม ดังนั้นจึงสามารถเขียนรายงานการประชุมเป็นร่างก่อนได้ สามารถป้อนข้อมูลบางอย่างได้ก่อนเริ่มการประชุม ด้านบนเขียนคำว่า "นาที" ด้านล่าง - ชื่อการประชุมและวันที่ ด้านล่างซ้ายเขียนคำว่า "เข้าร่วม" หากการตัดสินคาดว่าจะทำโดยคนส่วนใหญ่ที่มีคุณสมบัติหรือง่าย ๆ ของบัญชีรายชื่อ ให้ระบุจำนวนคนที่ควรจะเข้าร่วม นี่เป็นสิ่งสำคัญ เช่น เมื่อมีการประชุมเจ้าของบ้านที่ต้องตัดสินใจว่าจะจัดการบ้านอย่างไร เก็บเงินเพื่อซ่อมแซมใหญ่ เป็นต้น เขียนกำหนดการของคุณด้านล่าง หากคุณต้องการพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาที่คุณยังไม่รู้ ให้เพิ่มรายการ "เบ็ดเตล็ด" ในบางกรณีควรระบุการจำกัดเวลา
หลังจากเริ่มการประชุม
เขียนว่ามีคนอยู่กี่คนและควรมีกี่คน ภายใต้ระเบียบวาระการประชุม ให้เขียนคำว่า "ฟัง" แล้วใส่เครื่องหมายทวิภาค เขียนคำถาม ชื่อผู้พูด และบทสรุปของสุนทรพจน์ทีละจุด วิทยากรอาจถูกขอให้ส่งสุนทรพจน์ล่วงหน้า บันทึกนาทีที่คำถามที่ถามกับผู้นำเสนอแต่ละคนและคำตอบ สำหรับวิธีแก้ปัญหา คุณสามารถป้อนคำถามเหล่านี้หลังจากแต่ละคำถามหรือใส่บล็อกเดียวที่ด้านล่างของโปรโตคอล อย่าลืมระบุว่ามีผู้ลงคะแนน "ให้" "ต่อต้าน" กี่คนที่งดออกเสียง ภายใต้การตัดสินใจ ให้เขียนชื่อประธานและเลขานุการ และระบุวันที่ ในบางกรณี จำเป็นต้องระบุชื่อสมาชิกทั้งหมดในรัฐสภา
พิมพ์ข้อความบนคอมพิวเตอร์
เมื่อพิมพ์บนคอมพิวเตอร์ เลขานุการมักจะแก้ไขข้อความ พยายามแก้ไขเพื่อไม่ให้ผิดความหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการตัดสินใจ ไม่มีรูปแบบที่เหมือนกันสำหรับการลงทะเบียนโปรโตคอล แต่มักจะใช้กฎต่อไปนี้:
- ข้อความพิมพ์ขนาด 14 จุดโดยมีช่วงหนึ่งหรือครึ่งครึ่ง
- การจัดตำแหน่งข้อความหลัก - ทั้งสองด้าน
- การจัดตำแหน่งชื่อเรื่อง - กึ่งกลาง จำนวนผู้เข้าร่วม - ขวา;
- ย่อหน้าเริ่มต้นด้วยเส้นสีแดง
พิมพ์ข้อความ อย่าลืมเว้นที่ว่างสำหรับลายเซ็นของประธานและเลขานุการ รวมทั้งใส่สำเนาของลายเซ็น ใส่วันที่ที่ด้านล่าง พิมพ์รายงานการประชุมและให้ประธานและเลขานุการลงนาม มีหลายกรณีที่การประชุมไม่อยู่ ในกรณีนี้จะไม่มีการเขียนข้อความสุนทรพจน์ ส่วนที่เหลือของโปรโตคอลถูกร่างขึ้นในลักษณะเดียวกัน