สถาบันต่างๆ ได้พัฒนาข้อกำหนดของตนเองสำหรับการออกแบบข้อความ แต่มีกฎพื้นฐานที่ทุกคนใช้ร่วมกัน ใช้ในสถาบันการศึกษาเมื่อเขียนประกาศนียบัตรและงานอื่น ๆ รวมทั้งเมื่อจัดทำเอกสารราชการ
ในเอกสารราชการ ควรใช้ประเภทและขนาดฟอนต์มาตรฐาน (Times New Roman หรือ Arial, size - 14)
การเว้นวรรคดูเหมือนไม่สำคัญ แต่ถ้าอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง ข้อความจะดูดีกว่าและความหมายก็ชัดเจนขึ้น อย่าเว้นวรรคก่อนจุด จุลภาค และเครื่องหมายวรรคตอนอื่นๆ แต่จะต้องถูกวางไว้ข้างหลังอย่างแน่นอน
ใช้ช่องว่างเพื่อแยกตัวเลขออกจากหน่วยวัดใด ๆ ไม่ว่าจะเป็นตัน เซนติเมตร เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ (%) หรือเครื่องหมายองศา
ขีดกลางและยัติภังค์มักสับสน ดังนั้น ยัติภังค์ (เครื่องหมายสั้น ลบ) จะถูกวางไว้ระหว่างตัวเลขสองตัว (เช่น 2-3) รวมทั้งเมื่อแยกส่วนของคำ (เพราะใดๆ) ไม่เคยใช้ช่องว่างระหว่างเครื่องหมายและยัติภังค์
ขีดกลาง (ยาว) อยู่ระหว่างคำในประโยค เช่น นำหน้าหรือแทนที่คำว่า "นี่" ขีดคั่นระหว่างคำโดยเว้นวรรค
มีคำย่อทั่วไปเช่น cm, km, kg เป็นต้น ไม่จำเป็นต้องใส่จุดตามหลังแน่นอน ถ้านี่ไม่ใช่จุดสิ้นสุดของประโยค
ระยะขอบทางด้านซ้ายของเอกสารใด ๆ ควรมีขนาดใหญ่กว่าส่วนที่เหลือ เนื่องจากเอกสารจะอยู่ในโฟลเดอร์ทางด้านซ้าย
การเยื้องเส้นสีแดงและยัติภังค์ไม่จำเป็นเสมอไป แต่สำหรับพวกเขาแล้วข้อความจะดูสวยงามและเรียบร้อยยิ่งขึ้น การนำทางในนั้นง่ายกว่า
ควรใช้หัวเรื่องเป็นตัวหนาหรือตัวพิมพ์ใหญ่ ซึ่งจะทำให้เอกสารน่าสนใจ