จดหมายยืนยันคือการแสดงความเคารพต่อองค์กรที่ยื่นข้อเสนอเข้ามาหาคุณ แม้ว่าคุณจะปฏิเสธ การยืนยันว่าคำถามไม่ถูกละเลยจะทำให้คุณมีโอกาสไม่รุกรานคู่ต่อสู้ และหากจำเป็น ให้กลับไปที่บทสนทนาในภายหลัง
จำเป็น
- - รายละเอียดบริษัทของคุณ
- - รายละเอียดของบริษัทผู้รับ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
หากคุณกำลังเขียนจดหมายยืนยันในนามของบริษัทหรือองค์กร ให้เขียนด้วยหัวจดหมาย หัวหน้าเอกสารควรมีชื่อบริษัทของคุณ ที่อยู่ตามกฎหมาย หมายเลขทะเบียนของรัฐหลัก หมายเลขผู้เสียภาษีส่วนบุคคล หมายเลขติดต่อ บางครั้งอาจระบุเว็บไซต์และที่อยู่อีเมลของบริษัท ข้อมูลทั้งหมดนี้ควรอยู่ที่มุมซ้ายบนของกระดาษ A4 หากจดหมายถูกส่งจากบุคคลธรรมดา ให้เขียนนามสกุล ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ถาวร และข้อมูลติดต่อของคุณ
ขั้นตอนที่ 2
ทางด้านขวาของข้อมูลผู้ส่งให้เขียนข้อมูลของผู้รับ: ชื่อองค์กร, ที่อยู่ทางไปรษณีย์, ตำแหน่งและนามสกุล, ชื่อ, นามสกุลของบุคคลที่ควรส่งจดหมายยืนยันนี้เป็นการส่วนตัว
ขั้นตอนที่ 3
ด้านล่างทางด้านซ้าย ระบุวันที่จัดทำเอกสารและหมายเลขซีเรียลขาออก ถัดไป ตรงกลางเขียนชื่อจดหมายซึ่งควรสะท้อนถึงสาระสำคัญและเนื้อหาของคำถาม ตัวอย่างเช่น "การยืนยันการรับคำเชิญเข้าร่วมสัมมนา"
ขั้นตอนที่ 4
ต่อไปให้เขียนข้อความของจดหมายเอง เขาควรจะกระชับ เฉพาะเจาะจง โดยไม่มีคำพูดและอารมณ์ที่ไม่จำเป็น เป้าหมายของคุณคือการทำให้ผู้รับเข้าใจชัดเจนว่าข้อเสนอของเขาได้รับการยอมรับหรือไม่ก็เพิกเฉย คุณไม่จำเป็นต้องเห็นด้วยกับข้อเสนอในจดหมายของคุณ แต่คุณสามารถแสดงความสนใจและเคารพ แม้ว่าคุณจะปฏิเสธบางสิ่งบางอย่าง สิ่งที่สำคัญที่สุดคือฟันเฟืองเพื่อรักษาความสัมพันธ์ คุณสามารถรับทราบการรับคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมหรือได้รับข้อมูลนี้หรือข้อมูลนั้น ในข้อความของจดหมาย ให้ระบุชื่อผู้รับและนามสกุล
ขั้นตอนที่ 5
จดหมายจะต้องพิมพ์ซ้ำและลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือผู้ส่งหากเขามีสิทธิ์ทำเช่นนั้น หนึ่งสำเนายังคงอยู่กับคุณ สำเนาที่สองจะถูกส่งไปยังผู้รับ