ผลการประชุมต้องมีการบันทึกเอกสารเป็นรายงานการประชุม เมื่อร่างเอกสารนี้ สิ่งสำคัญคือต้องสะท้อนประเด็นหลักของการอภิปราย โดยนำเสนอการอภิปรายทั้งหมดอย่างกระชับที่สุด
เลขานุการการประชุมจะร่างรายงานการประชุมหลังการประชุม ซึ่งจะต้องจดบันทึกระหว่างการสนทนาหรือเก็บบันทึกเครื่องอัดเสียง ตัวเลือกที่สองเหมาะสมที่สุดสำหรับการแก้ไขข้อพิพาทที่อาจเกิดขึ้น
เอกสารประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังต่อไปนี้:
- ข้อมูลทั่วไป;
- วาระการประชุม
- การอภิปรายและการตัดสินใจที่ทำ
ข้อมูลทั่วไป
บล็อกข้อมูลนี้รวมถึงชื่อเรื่อง สถานที่ (เมือง วันที่ เวลาของการประชุม) รายชื่อบุคคลที่อยู่ ชื่อเรื่องของการประชุมคือชื่อเรื่อง เช่น การประชุมคณะทำงานด้านบุคลากร ช่วงวันที่และเวลาระบุข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมที่จัดโดยตรง และไม่เกี่ยวกับวันที่ลงนามในระเบียบการ
หากการประชุมจัดขึ้นโดยโครงสร้างถาวร (คณะกรรมการ คณะทำงาน ฯลฯ) ข้อมูลทั่วไปจะระบุชื่อเต็มของประธานถาวรและเลขานุการของการประชุม
เมื่อร่างรายชื่อผู้ที่อยู่ในปัจจุบันควรระบุชื่อตำแหน่งและสถานที่ทำงานของผู้ได้รับเชิญ กลุ่มข้อมูลนี้เริ่มต้นด้วยคำว่า "ปัจจุบัน" ในกรณีที่ที่ประชุมจัดให้มีการลงคะแนนเสียง ผู้เข้าร่วมประชุมในรายงานการประชุมจะถูกแบ่งออกเป็นสองกลุ่ม คือ มีสิทธิลงคะแนนเสียงและไม่มีสิทธิมีส่วนร่วมในการลงคะแนนเสียง
วาระการประชุม
กำหนดระเบียบวาระการประชุมก่อนการประชุม อย่างไรก็ตาม มีข้อยกเว้น เช่น - สำหรับการประชุมเร่งด่วน บล็อกนี้แสดงรายการปัญหาของการประชุมโดยไม่ระบุผู้พูดและกำหนดเวลาสำหรับรายงาน แม้ว่าการประชุมจะเรียกประชุมเพื่ออภิปรายประเด็นใดประเด็นหนึ่ง แต่ก็ไม่รวมอยู่ในชื่อเอกสาร แต่จะร่างขึ้นเป็นวาระการประชุม
ขึ้นอยู่กับระยะเวลาในการกล่าวสุนทรพจน์ ระเบียบวาระที่นำเสนอสามารถอนุมัติโดยอัตโนมัติหรือลงคะแนนเสียงโดยประธาน ในกรณีนี้ การอภิปรายจะเริ่มด้วยคำถามอนุมัติวาระการประชุม หากไม่มีข้อโต้แย้ง ในรายงานการประชุม การตัดสินใจดังกล่าวจะเป็นทางการดังนี้: "ประเด็นการเห็นด้วยวาระได้รับการโหวตแล้ว" ต่อไปนี้คือผลการลงคะแนนในรูปแบบ: "โหวต: สำหรับ - (จำนวนโหวต), กับ - ไม่, งด - ไม่ใช่"
อภิปรายและตัดสินใจ
กลุ่มคำถามที่ใหญ่ที่สุดสงวนไว้เพื่อสะท้อนถึงแนวทางการสนทนา แต่ละประเด็นในวาระการประชุมจะแยกเป็นช่วงๆ โดยเริ่มจากถ้อยคำจากวาระการประชุม ตามด้วยหลักสูตรของรายงานซึ่งจัดทำในรูปแบบต่อไปนี้: "ฟัง: (ชื่อเต็มของผู้พูด)" ผู้ถอดเสียงที่มีประสบการณ์ไม่แนะนำให้ถอดเสียงสุนทรพจน์ แต่ให้ทิ้งความหมายทั่วไปไว้ ซึ่งสามารถแสดงออกได้หลายประโยค หากการรักษาความหมายของรายงานส่วนใหญ่เป็นสิ่งสำคัญ คุณสามารถอ้างอิงวิทยานิพนธ์ของสุนทรพจน์หรือข้อความที่ตัดตอนมาจากงานนำเสนอในภาคผนวกของโปรโตคอล โดยอ้างอิงถึงเอกสารดังกล่าวในข้อความของเอกสาร
เช่นเดียวกับการสะท้อนของหลักสูตรการสนทนา หากผู้พูดหลายคนยึดมั่นในมุมมองเดียวกัน สุนทรพจน์ของพวกเขาก็สามารถทำให้เป็นทางการได้ในรูปแบบต่อไปนี้: “ผู้พูด (ชื่อเต็มของผู้พูด) ที่สนับสนุนความคิดเห็นของผู้พูด”
จากคำถามแต่ละข้อ จึงต้องกำหนดวิธีแก้ปัญหา ควรจัดเตรียมไว้ล่วงหน้าในร่างการตัดสินใจหรือกำหนดโดยผู้เข้าร่วมประชุมเองในระหว่างการอภิปราย การตัดสินใจทำในรูปแบบของสูตรเฉพาะซึ่งจะต้องนำเสนออย่างชัดเจนและถูกต้อง การตัดสินใจเกี่ยวกับการกล่าวสุนทรพจน์ที่ให้ข้อมูลล้วนสามารถนำมาพิจารณาโดยผู้เข้าร่วมประชุมในการประชุม
หากการประชุมจัดให้มีการลงคะแนนเสียง รายงานการประชุมหลังจากแต่ละประเด็นควรมีผลลัพธ์: “การตัดสินเป็นเอกฉันท์”, “การตัดสินเป็นเสียงข้างมาก”, “การตัดสินใจไม่ได้ทำ” ควรมีหมายเหตุที่คล้ายกัน ในกรณีที่ประเด็นถูกลบออกจากการอภิปราย เลื่อนไปประชุมอื่น หรือไม่ได้รับการพิจารณาเนื่องจากขาดผู้บรรยาย
ในตอนท้ายรายงานการประชุมจะลงนามโดยประธานและเลขานุการและหากจำเป็นให้รับรองโดยตราประทับขององค์กรที่จัดการประชุม