เพื่อรักษาข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน นายจ้างบางรายใช้ไฟล์ส่วนบุคคลที่เรียกว่า ตามมาตรา 85 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน พนักงานบุคลากรจะต้องได้รับ จัดเก็บ และรวมข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคน สำหรับสิ่งนี้ขอแนะนำให้ใช้ไฟล์ส่วนบุคคลดังกล่าว ลำดับของการลงทะเบียนของพวกเขาคืออะไร?
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
อันดับแรก ควรชี้แจงว่าการจัดการไฟล์ส่วนบุคคลไม่ใช่เอกสารบังคับสำหรับองค์กร แต่ถ้าคุณตัดสินใจที่จะใช้ คุณจะต้องได้รับคำแนะนำจากกฎการทำงานในสำนักงาน
ขั้นตอนที่ 2
เมื่อมีการว่าจ้างพนักงานผู้จัดการจะออกคำสั่ง (คำสั่ง) ในรูปแบบหมายเลข T-1 บนพื้นฐานของเอกสารนี้ ให้สร้างบัตรส่วนบุคคลสำหรับพนักงานใหม่ (แบบฟอร์มหมายเลข T-2)
ขั้นตอนที่ 3
ในการกรอกแบบฟอร์มนี้ คุณจะต้องใช้เอกสารดังต่อไปนี้: หนังสือเดินทาง สมุดงาน หนังสือรับรองการจดทะเบียน (TIN) ใบรับรองการประกันภัย บัตรประจำตัวทหาร (ถ้ามี) ใบรับรองหรือประกาศนียบัตร และเอกสารอื่น ๆ เช่น สำหรับคนขับรถ - ใบขับขี่สำหรับพ่อครัว - หนังสือทางการแพทย์ ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 4
นำสำเนาของเอกสารข้างต้นทั้งหมดและจัดเก็บไว้ในไฟล์ส่วนบุคคลตามลำดับเวลา เอกสารนี้ถูกเก็บไว้ในแผนกบุคคลหรือในแผนกบัญชี การเปลี่ยนแปลงใด ๆ จะทำโดยผู้รับผิดชอบเท่านั้น แต่โปรดทราบว่าสมุดงานไม่รวมอยู่ในไฟล์ส่วนบุคคล จะต้องจัดเก็บแยกต่างหากในตู้นิรภัยหรือภายใต้ล็อคและกุญแจ ผู้รับผิดชอบความปลอดภัยของเอกสารเหล่านี้ได้รับการแต่งตั้งโดยคำสั่งแยกต่างหาก
ขั้นตอนที่ 5
แสดงรายการเอกสารทั้งหมดในสินค้าคงคลัง ทำการเปลี่ยนแปลงในคอลัมน์พิเศษ "สิ่งที่แนบมา" นอกจากนี้ยังมีหมายเลขซีเรียลของเอกสาร จำนวนแผ่นของแต่ละแผ่น และวันที่ได้รับ
ขั้นตอนที่ 6
เอกสารบางส่วนจากไฟล์ส่วนบุคคลเป็นแบบสอบถาม อัตชีวประวัติ คำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษร และข้อความใดๆ โปรดจำไว้ว่าไฟล์เก็บถาวรจะไม่ถูกโอนไปยังตัวพนักงานเอง และแม้ว่าจำเป็น พนักงานจะสามารถดูไฟล์ส่วนบุคคลได้เฉพาะต่อหน้าผู้รับผิดชอบเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 7
หลังจากสร้างเคสแล้ว ให้กรอกใบปะหน้าให้สมบูรณ์ เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ ให้เขียนหมายเลขซีเรียลของเอกสารนี้ไว้ตรงกลาง ชื่อองค์กร ตำแหน่งพนักงาน และชื่อเต็มของเขา