งานเก็บเอกสารขนาดใหญ่และแยกจากกันถือเป็นคำถามที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมเอกสารเพื่อจัดส่งไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร นั่นคือเหตุผลที่พวกเขาสมควรได้รับความสนใจอย่างจริงจัง เนื่องจากในระหว่างขั้นตอนนี้ในการทำงานกับเอกสาร มักมีข้อผิดพลาดเกี่ยวกับระเบียบวิธีปฏิบัติและการปฏิบัติต่างๆ ซึ่งในอนาคตอาจก่อให้เกิดผลเสียต่องานของเอกสารสำคัญ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
งานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการถ่ายโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวรรวมถึงเอกสารบุคลากรมักจะแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่อไปนี้: - ก่อนอื่นจำเป็นต้องดำเนินการจัดทำเอกสารในการผลิตปัจจุบันและหลังจากเสร็จสิ้น
- หลังจากการก่อตัวของคดีจะต้องร่างขึ้นตามกฎที่กำหนดไว้ทั้งหมด
- จากนั้นดำเนินการตรวจสอบค่าและเตรียมการจัดเก็บจดหมายเหตุ
- จัดทำรายการเอกสารทั้งหมดที่โอนไปยังเอกสารสำคัญขององค์กร
- ในขั้นตอนสุดท้าย ให้โอนเอกสารราชการไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร
ขั้นตอนที่ 2
ขั้นแรกคุณควรดำเนินการจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรในคอมเพล็กซ์บางแห่งอย่างถูกต้องนั่นคือในกรณี ในโฟลเดอร์พิเศษ เอกสารทางการดังกล่าวควรจัดทำขึ้นเพื่อเป็นคำสั่งสำหรับกิจกรรมต่าง ๆ ของพนักงานบริษัท สำหรับบุคลากรซึ่งมีกรอบเวลาต่างกันสำหรับการจัดเก็บ ขั้นตอนนี้จะต้องดำเนินการ เนื่องจากคำสั่งบางส่วนที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรนั้นอุทิศให้กับปัญหาที่ถูกต้องซึ่งส่งผลต่อสถานที่ทำงานเท่านั้น เช่นเดียวกับโบนัสให้กับพนักงานและการย้ายไปยังตำแหน่งการทำงาน กระดาษประเภทนี้จะต้องเก็บไว้ในที่เก็บถาวรขององค์กรเป็นเวลาอย่างน้อยเจ็ดสิบห้าปี ในเวลาเดียวกัน คำสั่งซื้อส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับองค์ประกอบส่วนบุคคล สะท้อนถึงปัญหาการดำเนินงานของพนักงานของบริษัท: คำสั่งซื้อสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ การปฏิบัติหน้าที่ การลาพักร้อน และอื่นๆ เอกสารดังกล่าวควรเก็บไว้เป็นเวลาห้าปี เพื่อความสะดวกในการใช้งานการค้นหาและอำนวยความสะดวกในกรณีต่างๆ ควรจัดทำเอกสารระยะเวลาห้าปีและระยะเวลาเจ็ดสิบห้าปีขึ้น
ขั้นตอนที่ 3
จำเป็นต้องจัดทำบัญชีส่วนบุคคลของพนักงานขององค์กรและพนักงานทุกคนอย่างถูกต้องซึ่งเกี่ยวข้องกับข้อมูลเกี่ยวกับค่าจ้างตามลำดับตัวอักษรอย่างเคร่งครัด เอกสารทั้งหมดในโฟลเดอร์ส่วนบุคคลควรจัดเรียงตามลำดับเวลาตามวันที่ได้รับเท่านั้น นอกจากนี้ยังจำเป็นสำหรับเอกสารทั้งหมดที่อยู่ในโฟลเดอร์เพื่อจัดทำรายการเก็บถาวรซึ่งมีรายละเอียดเช่น: - ชื่อของกระดาษ;
- หมายเลขซีเรียลของกระดาษที่รวมอยู่ในสินค้าคงคลัง
- จำนวนแผ่นในเอกสาร
- วันที่และหมายเลขของเอกสาร (ถ้าจำเป็น)
- บันทึกสรุปจำนวนแผ่นกระดาษที่รวมอยู่ในไฟล์ส่วนบุคคล
- บันทึก.