เอกสารทางบัญชีเบื้องต้นขององค์กรประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมทางธุรกิจทั้งหมด การเคลื่อนไหวของเงิน การคำนวณและการจ่ายค่าจ้าง และการชำระภาษี ตามเอกสารเหล่านี้ บันทึกจะถูกเก็บไว้ ดังนั้นการสูญหายของเอกสารแม้แต่ฉบับเดียวก็บิดเบือนงบการเงินและเป็นการละเมิดกฎหมาย ตามอาร์ท. 17 ของกฎหมาย "ในการบัญชี" องค์กรต้องรับรองความปลอดภัยของเอกสารทางบัญชีอย่างอิสระ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
กฎหมายกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลักไว้ที่ 5 ปี ในขณะที่รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียจำกัดระยะเวลาการจัดเก็บไว้ที่ 4 ปี เพื่อหลีกเลี่ยงบทลงโทษที่กำหนดไว้ในประมวลความผิดทางปกครอง (มาตรา 15.11) คุณยังคงควรปฏิบัติตามระยะเวลาที่นานขึ้นตามที่กฎหมายกำหนด นอกจากนี้ยังมีรายการที่อนุมัติโดยคำสั่งของ Rosarkhiv ลงวันที่ 6 ตุลาคม 2000 ตามระยะเวลาในการจัดเก็บควรกำหนดตามประเภทของเอกสารเฉพาะแต่ละฉบับ
ขั้นตอนที่ 2
กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลักตามคำสั่ง โดยคำนึงถึงบทบัญญัติของกฎหมายและระเบียบที่กำหนดโดยรายการ ตามลำดับ กำหนดจากช่วงเวลาที่ควรคำนวณระยะเวลาการจัดเก็บ โดยทั่วไป การเริ่มต้นของระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารคือวันที่ 1 มกราคม ของปีถัดจากปีที่เอกสารเสร็จสิ้นพร้อมกับงานสำนักงาน สำหรับหนังสือซื้อและหนังสือขาย ให้ตั้งค่าเริ่มต้นของระยะเวลาการจัดเก็บจากวันที่ของรายการสุดท้าย (ข้อ 15 และ 27 ของกฎซึ่งได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 2 ธันวาคม 2000 ฉบับที่ 914)
ขั้นตอนที่ 3
จัดสรรห้องแยกต่างหากสำหรับเอกสารทางบัญชีซึ่งจะต้องติดตั้งตู้กันไฟและตู้นิรภัยพิเศษ ตู้เซฟมีไว้สำหรับจัดเก็บรูปแบบการรายงานที่เข้มงวด นอกจากนี้ยังสามารถจัดเก็บเอกสารและเอกสารที่มีป้ายกำกับว่า "ความลับทางการค้า" กำหนดตามขั้นตอนในการเข้าถึงตู้นิรภัยเหล่านี้ ผู้รับผิดชอบที่ได้รับมอบอำนาจจากหัวหน้าฝ่ายบัญชี ตลอดจนขั้นตอนการออกเอกสารหลักจากการจัดเก็บ
ขั้นตอนที่ 4
ในกรณีที่องค์กรมีขนาดใหญ่เพียงพอและมีเอกสารจำนวนมาก ให้จัดระเบียบไฟล์เก็บถาวรแบบพิเศษ ควรใช้ในการถ่ายโอนเอกสารสำหรับการจัดเก็บถาวร (ถาวร) และระยะยาว (มากกว่า 10 ปี) จัดเก็บเอกสารทางบัญชีอื่น ๆ ทั้งหมดที่มีระยะเวลาจัดเก็บสูงสุด 10 ปีในห้องพิเศษจนกว่าจะถูกทำลาย