ไฟล์ส่วนบุคคลคือชุดเอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานตั้งแต่ลงนามในคำสั่งจ้างจนถึงวันที่ออกคำสั่งให้เลิกจ้าง ในประเทศของเรา จำเป็นต้องรักษาไฟล์ส่วนบุคคลสำหรับข้าราชการเท่านั้น อย่างไรก็ตาม องค์กรและองค์กรส่วนใหญ่ต้องการจัดระเบียบและบันทึกข้อมูลพนักงาน
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ไฟล์ส่วนบุคคลตามกฎมีข้อมูลต่อไปนี้เกี่ยวกับพนักงาน: เอกสารบันทึกส่วนตัว, สำเนาเอกสารการศึกษา, สำเนาคำสั่งและการสมัครงาน, สัญญาการจ้างงาน, การแก้ไขและเพิ่มเติม, เอกสารเกี่ยวกับการรับรองและ การฝึกอบรมขั้นสูงและเอกสารอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการให้บริการบุคลากร (สำเนาทะเบียนสมรส, สูติบัตร, หนังสือเดินทาง, บัตรประจำตัวทหาร ฯลฯ)
ขั้นตอนที่ 2
ไฟล์ส่วนตัวของพนักงานแต่ละคนถูกวาดขึ้นในโฟลเดอร์แยกต่างหากที่มีปกกระดาษแข็ง - สารยึดเกาะ มันมีข้อกำหนด: นามสกุล, ชื่อ, นามสกุลของพนักงาน, วันที่เปิดคดี หลังจากที่พนักงานถูกไล่ออก ไฟล์ส่วนบุคคลจะถูกปิด ต้องส่งเอกสารไปยังที่เก็บถาวรโดยไม่ล้มเหลว
ขั้นตอนที่ 3
ไฟล์ส่วนบุคคลที่ปิดอยู่จะถูกกำหนดหมายเลขรายการภายในของเอกสารคดีจะถูกวาด เอกสารในโฟลเดอร์จะถูกรวบรวมตามลำดับเวลา - จากช่วงเวลาที่พนักงานมาถึงจนถึงวันที่ถูกไล่ออก สินค้าคงคลังภายในถูกวาดขึ้นในลำดับเดียวกัน การนับแผ่นงานสินค้าคงคลังแยกจากหมายเลขเอกสารของไฟล์ส่วนบุคคล
ขั้นตอนที่ 4
ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานจะออกให้เฉพาะผู้จัดการหรือบุคคลอื่นตามคำสั่งของผู้จัดการเช่นเดียวกับตัวพนักงานเอง ข้อมูลที่เก็บไว้ในไฟล์ส่วนบุคคลเป็นความลับ ซึ่งหมายความว่าไม่สามารถเปิดเผยต่อคนแปลกหน้าได้ ห้ามมิให้เปลี่ยนแปลงเอกสารก่อนหน้าของไฟล์ส่วนบุคคลรวมทั้งดึงข้อมูลออก
ขั้นตอนที่ 5
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะเก็บบันทึกเฉพาะพนักงานปัจจุบันเท่านั้น เอกสารของพนักงานที่ถูกไล่ออกจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวร พวกเขาถูกเก็บไว้ที่นั่นเป็นเวลา 75 ปี และไฟล์ส่วนบุคคลของผู้จัดการ ผู้จัดการ ตลอดจนบุคคลที่ได้รับรางวัลและปริญญาจะไม่แน่นอน