ไฟล์ส่วนตัวของพนักงานคือข้อมูลที่สะท้อนถึงทุกขั้นตอนของความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและองค์กร มันถูกสร้างขึ้น (บำรุงรักษาและเป็นทางการ) โดยบุคลากรหรือเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตเป็นพิเศษ จำเป็นต้องจัดทำไฟล์ส่วนบุคคลตามกฎการเก็บบันทึกในปัจจุบัน
จำเป็น
- โฟลเดอร์ "ไฟล์ส่วนตัว";
- เอกสารของพนักงาน (หรือสำเนา)
- ปากกา;
- เครื่องเจาะรู.
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ไฟล์ส่วนบุคคลเริ่มต้นขึ้นหลังจากการประกาศคำสั่งแต่งตั้งพนักงานให้ดำรงตำแหน่ง
ขั้นตอนที่ 2
ไฟล์ส่วนบุคคลประกอบด้วย: รายการเอกสารภายใน; แบบสอบถามและเอกสารส่วนตัวเกี่ยวกับประวัติบุคลากร สรุป;
สำเนาเอกสารการศึกษา (และใบรับรองคุณสมบัติทั้งหมด); บัตรประจำตัวประชาชน; ใบรับรองและเอกสารอื่น ๆ ที่ยืนยันการเปลี่ยนแปลงข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน (สำเนาทะเบียนสมรส, TIN, สูติบัตร, สูติบัตรของเด็ก); ข้อตกลงความรับผิด; สำเนาคำสั่งทั้งหมดสำหรับการนัดหมาย, การโอน, สิ่งจูงใจ, การเดินทางเพื่อธุรกิจ, การลาพักร้อน, ฯลฯ; ข้อตกลงแรงงาน (สัญญา); ข้อมูลการรับรองใหม่ ลักษณะเฉพาะ.
เอกสารทั้งหมดเหล่านี้ (หรือสำเนา) ต้องอยู่ในโฟลเดอร์เดียว
ขั้นตอนที่ 3
ในสินค้าคงคลังภายใน จำเป็นต้องแสดงรายการเอกสารทั้งหมดที่จัดเก็บไว้ในไฟล์ส่วนบุคคล เอกสารจะเรียงตามลำดับเวลาเมื่อพร้อมใช้งาน ในคอลัมน์ "หมายเหตุ" ของสินค้าคงคลังภายใน ระบุว่าเอกสารถูกเพิกถอนหรือต้นฉบับถูกแทนที่ด้วยสำเนา สินค้าคงคลังภายในมีการลงนามโดยพนักงานที่รวบรวมโดยระบุนามสกุล ชื่อ นามสกุลและวันที่รวบรวม
ขั้นตอนที่ 4
รายการที่ป้อนลงในไฟล์ส่วนบุคคลนั้นเขียนด้วยปากกาหมึกซึมหรือปากกาลูกลื่นสีดำ น้ำเงิน หรือม่วง ไม่อนุญาตให้แก้ไข
ขั้นตอนที่ 5
แผ่นงานของไฟล์ส่วนตัวของพนักงานและสินค้าคงคลังภายในของเขาจะถูกกำหนดหมายเลขแยกต่างหาก
ขั้นตอนที่ 6
เมื่อปิดไฟล์ส่วนบุคคล คุณต้องยื่นคำชี้แจงและสั่งเลิกจ้างพนักงาน
ขั้นตอนที่ 7
พวกเขาเก็บไฟล์ส่วนบุคคลไว้ในที่ปลอดภัยขององค์กรหรือองค์กร ออกเพื่อการใช้งานส่วนบุคคลเฉพาะสำหรับพนักงานบางประเภทที่สามารถเข้าถึงข้อมูลบุคลากรได้
ขั้นตอนที่ 8
ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรเป็นเวลา 75 ปี ไฟล์ส่วนบุคคลของผู้จัดการองค์กรจะถูกเก็บไว้อย่างถาวร