การตัดสินใจในที่ประชุมใหญ่นั้นแน่นอนบันทึกไว้ในรายงานการประชุม แต่พวกเขาจะได้รับการยอมรับให้ดำเนินการได้ก็ต่อเมื่อมีการทำให้เป็นทางการอย่างถูกต้อง ในกรณีนี้ ข้อกำหนดหลักจะกำหนดไว้ในเนื้อหาของเอกสาร ไม่ใช่ในแบบฟอร์ม ดังนั้นเมื่อรวบรวมควรให้ความสนใจเป็นพิเศษในการระบุข้อมูลที่จำเป็น การไม่ใส่ใจในกรณีนี้อาจคุกคามการยอมรับการตัดสินใจที่ผิดกฎหมาย
จำเป็น
กระดาษ A4
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ในการเริ่มต้น ให้ใช้หัวจดหมายของบริษัทที่ออกแบบมาสำหรับงานเอกสารสำหรับใช้ภายใน สิ่งนี้จะทำให้งานของคุณง่ายขึ้น ทำให้คุณไม่ต้องกรอกรายละเอียดขององค์กรด้วยตนเอง ถ้าไม่ ให้นำกระดาษสำนักงานขนาด A4 ธรรมดามาเขียนชื่อองค์กรหรือชุมชนพร้อมรายละเอียดเบื้องต้น ถัดไป ระบุสถานที่และเวลาของการประชุม ตั้งหัวข้อของเอกสาร "นาที" ให้อยู่ตรงกลางและอธิบายหัวข้อการประชุมสั้นๆ
ขั้นตอนที่ 2
เริ่มส่วนเกริ่นนำของเอกสารโดยระบุประธานที่ประชุมและเลขานุการที่ได้รับเลือกตั้ง ถัดไป ให้สำเนาของชื่อเต็มและตำแหน่งงานของคุณ ในทำนองเดียวกัน ให้ระบุผู้เข้าร่วมประชุมที่เหลือหลังคำว่า "เข้าร่วม" หากมีบุคคลจำนวนมาก ให้ระบุหมายเลขของพวกเขาที่นี่และให้ลิงก์ไปยังแอปพลิเคชันซึ่งจะแสดงรายชื่อ ย่อหน้าสุดท้ายของส่วนเกริ่นนำคือวาระการประชุม ในลำดับนี้ ให้เขียนประเด็นทั้งหมดที่ส่งมาเพื่อประกอบการพิจารณาในการประชุมครั้งนี้
ขั้นตอนที่ 3
จัดทำส่วนสำคัญของรายงานการประชุมตามระเบียบวาระ สังเกตลำดับการพิจารณาประเด็นต่างๆ โดยกำหนดหมายเลขไว้ในประกาศ เริ่มคำอธิบายของแต่ละรายการด้วยส่วน "ฟัง" ซึ่งระบุชื่อผู้พูด ในส่วน "ผู้พูด" ให้ระบุข้อความ โดยสรุป ให้เขียนการตัดสินใจในย่อหน้า "ตัดสินใจแล้ว" โดยระบุจำนวนผู้ที่โหวต "ให้" "ต่อต้าน" หรือ "งดออกเสียง"
ขั้นตอนที่ 4
ในส่วนสุดท้าย ให้ลงลายมือชื่อประธานในที่ประชุมและเลขานุการผู้จัดทำรายงานการประชุม ที่นี่ ให้แจ้งเกี่ยวกับบันทึกการประชุมสามัญที่แนบมาด้วย หากไม่ได้จัดทำรายงานการประชุมระหว่างการประชุม แต่จะร่างขึ้นในภายหลัง