กิจกรรมของหลายองค์กรเกี่ยวข้องกับการสรุปสัญญาการจัดหาสินค้า การซื้อวัตถุดิบและส่วนประกอบ แต่ละบริษัททำสัญญากับพนักงาน เพื่อให้ง่ายต่อการใช้งานเอกสาร หลักปฏิบัติในการดูแลรักษาสมุดรายวันการบัญชีที่หลากหลายจึงแพร่หลาย ในวารสารดังกล่าว สะดวกในการบันทึก ตัวอย่างเช่น ลำดับเหตุการณ์ของการเคลื่อนไหวของเอกสารแต่ละฉบับและรายละเอียดของสัญญา
จำเป็น
- - สมุดรายวันการบัญชีสัญญา
- - สัญญา
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
จัดทำแบบฟอร์มบันทึกสัญญา ควรสะท้อนถึงลักษณะเฉพาะขององค์กรและใช้งานง่าย ที่องค์กรขนาดใหญ่ คุณสามารถอนุมัติแบบฟอร์มวารสารตามคำสั่งพิเศษ เสริมด้วยคำแนะนำสำหรับการกรอกเอกสาร
ขั้นตอนที่ 2
ออกแบบหน้าชื่อนิตยสาร ป้อนชื่อเอกสารที่นี่ สะท้อนชื่อบริษัทและรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด ป้อนวันที่เริ่มต้นสำหรับการบันทึก ในบริษัทขนาดใหญ่ แนะนำให้เก็บบันทึกสัญญาแยกต่างหากสำหรับแต่ละหน่วยโครงสร้าง ใส่หมายเลขหน้านิตยสาร เย็บเล่มหากจำเป็น และประทับตราขององค์กร
ขั้นตอนที่ 3
แบ่งหน้าการทำงานของวารสารออกเป็นหลายคอลัมน์ โดยจำนวนหน้าจะขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณและรายละเอียดเฉพาะของสัญญา ระบุคอลัมน์สำหรับหมายเลขซีเรียลของเอกสาร วันที่ของสัญญา และวันหมดอายุ คอลัมน์แยกต่างหากจะมีข้อบ่งชี้สั้น ๆ เกี่ยวกับเรื่องของสัญญา รวมบุคคลที่รับผิดชอบในการปฏิบัติตามภาระผูกพันตามสัญญาไว้ในวารสารด้วย
ขั้นตอนที่ 4
หากคุณคิดว่ารูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ของวารสารจะสะดวกกว่า ให้พัฒนาผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ของคุณเองเพื่อบันทึกสัญญาหรือสั่งงานนี้จากองค์กรเฉพาะทาง ในบางกรณี คุณสามารถใช้โปรแกรมสเปรดชีต Microsoft Excel เพื่อจุดประสงค์นี้ได้
ขั้นตอนที่ 5
กำหนดเจ้าหน้าที่ที่จะรับผิดชอบในการเก็บรักษาวารสาร โดยปกติบุคคลนี้เป็นพนักงานของแผนกบุคคลขององค์กรหรือพนักงานของฝ่ายกฎหมาย
ขั้นตอนที่ 6
กำหนดให้มีการบันทึกสัญญาอย่างเป็นระบบ สะท้อนถึงเอกสารในสัญญาอย่างต่อเนื่อง และไม่แยกเป็นกรณีไป นี้จะช่วยให้ฝ่ายบริหารขององค์กรมีภาพที่สมบูรณ์ของกระบวนการที่เกิดขึ้นในบริษัทและจะให้โอกาสในการนำทางอย่างรวดเร็วในกระบวนการของเอกสาร
